Guía práctica
Cómo organizar facturas y tickets para la gestoría sin buscarlo todo al final del trimestre
Tener una gestoría no evita que las facturas lleguen por correo, los tickets se queden en el bolsillo y algunos documentos solo puedan descargarse desde el portal de un proveedor.
Cuando se acerca el cierre, el problema no suele ser únicamente enviar la documentación. Antes hay que encontrarla, comprobar qué tenemos, descubrir qué falta y recordar qué hemos entregado ya.
No necesitas empezar utilizando otra aplicación. Primero necesitas un recorrido sencillo que puedas mantener durante el trimestre con las herramientas que ya utilizas.
El problema no empieza cuando llega el trimestre
Empieza mucho antes.
Una factura llega por correo y decides descargarla después. Haces una compra y guardas el ticket en la cartera. Otro proveedor deja sus facturas dentro de su plataforma. Algunas fotografías están en el móvil y el resto de los documentos, repartidos entre el ordenador y una carpeta de Drive.
Cada cosa parece pequeña cuando ocurre. El problema aparece semanas después, cuando necesitas reunirlo todo y ya no recuerdas qué falta ni dónde buscarlo.
Entonces toca reconstruir el trimestre:
- Revisar correos antiguos.
- Entrar en los portales de los proveedores.
- Buscar tickets en papel.
- Comprobar carpetas y fotografías.
- Preguntar si falta alguna factura.
- Recordar qué se envió y qué continúa pendiente.
La gestoría puede encargarse de la contabilidad, pero no puede recibir un documento que todavía está perdido en tu correo, en tu móvil o en el bolsillo de una chaqueta.
Guardar, comprobar y entregar no son lo mismo
Guardar una factura significa que puedes volver a encontrarla.
Comprobarla significa que puedes identificarla, entender a qué corresponde y detectar si falta algo que debas consultar.
Entregarla significa que ha llegado por el canal acordado con tu gestoría.
Y confirmar la recepción significa que ya no depende únicamente de tu memoria saber si ese documento está pendiente o terminado.
Cuando todos estos pasos se mezclan, una carpeta acaba convirtiéndose en otro cajón: contiene documentos, pero no explica si están completos, revisados o enviados.
- Paso 1Documento recibido
- Paso 2Guardado
- Paso 3Revisado
- Paso 4Enviado a la gestoría
- Paso 5Recepción confirmada
Si aparece una incidencia, el documento no desaparece dentro de la carpeta. Queda marcado con una siguiente acción: pedirlo de nuevo, consultar una duda o hablar con el proveedor.
Una rutina pequeña durante el trimestre
No hace falta organizar tres meses de documentación cada viernes. Se trata de evitar que todo llegue junto al último día.
1. Cuando recibas un documento
Decide cuál será su destino habitual.
Puede ser una carpeta en Drive, el espacio de tu gestoría, una carpeta del ordenador o el sistema que ya utilices. Lo importante es que exista un lugar de referencia y que no tengas que recordar después dónde decidiste guardarlo.
Si se trata de un ticket físico, puedes fotografiarlo o digitalizarlo siguiendo las indicaciones que hayas acordado con tu gestoría.
2. Una vez a la semana
Dedica unos minutos a revisar lo recibido y lo pendiente.
No necesitas resolver todas las dudas en ese momento. Basta con distinguir:
- Lo que está guardado y preparado.
- Lo que todavía debes localizar.
- Lo que necesita una consulta.
- Lo que tienes que pedir a un proveedor.
- Lo que ya has entregado.
La revisión semanal no pretende añadir otra tarea complicada. Su función es impedir que las pequeñas dudas permanezcan ocultas durante meses.
3. Al terminar el mes
Haz una comprobación breve antes de darlo por cerrado.
Revisa que los documentos esperados estén localizados, que las incidencias tengan una siguiente acción y que puedas distinguir claramente lo entregado de lo pendiente.
Así, cuando llegue el trimestre, no tendrás que reconstruirlo entero. Solo tendrás que resolver aquello que ya estaba identificado.
Qué conviene comprobar antes de dar un documento por resuelto
Esta no es una revisión fiscal. Las dudas sobre deducibilidad, IVA o validez de un justificante deben resolverlas tu gestoría.
La comprobación operativa sirve para detectar a tiempo aquello que puede causar una búsqueda o una conversación posterior:
- ¿El documento se puede leer correctamente?
- ¿Puedes identificar quién lo emitió?
- ¿Sabes a qué compra, gasto o trabajo corresponde?
- ¿La fecha y el importe se ven con claridad?
- ¿Necesitas añadir una referencia para recordarlo dentro de unas semanas?
- ¿Falta pedir otro documento al proveedor?
- ¿Hay alguna duda que debas trasladar a la gestoría?
- ¿Está guardado, pendiente, entregado o en revisión?
No tienes que decidir por tu cuenta si un documento es fiscalmente válido. Solo evitar que una duda descubierta hoy se convierta en una urgencia al final del trimestre.
Una carpeta puede bastar, si no funciona como un cajón
No es necesario abandonar Drive, el correo o la plataforma que ya empleas con tu gestoría.
Una solución sencilla puede funcionar si permite responder con seguridad a estas preguntas:
- ¿Dónde se guarda cada documento?
- ¿Qué documentación debería haber llegado?
- ¿Qué continúa pendiente?
- ¿Qué necesita una consulta?
- ¿Qué se ha entregado?
- ¿Qué falta por confirmar?
El problema no es utilizar una carpeta. El problema es depender de abrirla y revisar archivo por archivo para descubrir qué ocurrió.
Puedes mantener tu sistema actual y añadir un control mínimo con información como:
- Fecha.
- Proveedor.
- Tipo de documento.
- Ubicación o enlace.
- Estado.
- Incidencia.
- Siguiente acción.
No hace falta construir un sistema enorme. Hace falta que lo pendiente siga siendo visible.
Cinco cosas que conviene acordar con tu gestoría
Cada gestoría puede trabajar de una manera distinta. Antes de inventar tu propio sistema, pregúntale:
- Por qué canal quiere recibir la documentación.
- Con qué frecuencia conviene enviarla.
- Cómo prefiere que se nombren u organicen los documentos.
- Qué información necesita cuando un gasto no se identifica fácilmente.
- Cómo podéis distinguir lo recibido de lo que continúa pendiente.
Estas respuestas valen más que cualquier estructura universal de carpetas. El mejor recorrido es el que también encaja con la persona que recibirá la documentación.
No necesitas convertirte en contable
Organizar la documentación no significa hacer el trabajo de tu gestoría.
Significa poder entregar lo que necesita sin rebuscar en cinco sitios, detectar antes lo que falta y dejar de confiar en que dentro de tres meses recordarás dónde guardaste aquel ticket.
Una rutina sencilla no elimina todas las incidencias. Pero puede hacerlas visibles cuando todavía hay tiempo para resolverlas.
Preguntas frecuentes
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¿Cada trimestre vuelves a buscarlo todo?
Puede que el problema no esté en tu gestoría ni en la aplicación que utilizas. Puede estar en algún punto del recorrido entre recibir un documento, guardarlo, comprobarlo y entregarlo.
Iris puede hacer una primera lectura de cómo llega, se guarda, se revisa y se entrega ahora tu documentación. Así podrá señalar en qué punto se pierde el control antes de que el trimestre vuelva a convertirse en una búsqueda.
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