Citas, cambios y cancelaciones
Las citas cambian, se cancelan y la agenda acaba dependiendo de ti
No hace falta contestar cada cambio en mitad del trabajo. Hace falta que la petición quede registrada, se revise en un momento definido, actualice una única agenda y termine con una confirmación clara.
Esto suele verse así
- Una persona cancela por WhatsApp mientras estás atendiendo.
- Otra llama para cambiar la hora y el cambio queda a medias.
- Aparece un hueco demasiado tarde para ofrecérselo a alguien.
- La misma cita figura de forma distinta en dos sitios.
- Confirmar, recordar o rehacer el día depende de que alguien se acuerde.
Una cita recorre más camino que una casilla en el calendario
La petición entra, se comprueba el hueco, se registra, se confirma y, si cambia, vuelve a recorrer parte del camino. El desorden aparece cuando uno de esos pasos sucede en otro canal, no actualiza la agenda común o no termina con una confirmación.
- Petición o cambio
- Registro
- Agenda válida
- Confirmación
Qué debería quedar claro
- Dónde se registra la cita válida.
- Quién puede crearla, cambiarla o cancelarla.
- Cómo queda visible un hueco liberado.
- Qué confirmación recibe la persona.
- Qué excepciones existen según servicio, duración o profesional.
Una agenda puede ayudar, pero no corrige por sí sola un recorrido que todavía no está claro.
El mismo problema, días distintos
Una fisioterapeuta recibe cambios mientras tiene las manos ocupadas con un paciente.
Una peluquera trabaja sola y cada llamada puede interrumpir el servicio que está realizando.
Un entrenador pierde una hora cuando una cancelación llega demasiado tarde para cubrir el hueco.
Antes de elegir una agenda, hay que entender el día real
Una agenda, los recordatorios o una política de cancelación pueden ayudar. Pero primero hay que saber cómo entran los cambios, quién puede modificar una cita, qué pasa cuando se libera un hueco y qué excepciones existen de verdad.
Los recordatorios y las confirmaciones por WhatsApp pueden formar parte de la respuesta, pero no son el punto de partida.
Qué analizará Iris
Iris relacionará por dónde llegan las citas y los cambios, quién los registra, cuántas agendas existen, cómo se confirma, qué ocurre con los huecos y qué excepciones condicionan el día. Así podrá hacer una primera lectura y distinguir si el problema está en la entrada, la actualización, la confirmación o la recuperación del hueco.
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Una situación parecida
Elena no pierde el control durante las sesiones. Lo pierde entre una cita, un cambio y el siguiente mensaje.
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